Pendahuluan
Alat komunikasi jarak jauh telah mengalami revolusi dari jaman ke jaman. Mula-mula Kentongan, adalah salah satu alat komunikasi tradisional paling kuno yang masih digunakan di Indonesia. Menghasilkan bunyi-bunyian yang merupakan tanda serta dikirim secara beranting. Makna dari bunyi atau tanda yang dihasilkannya berbeda di setiap daerah. Hingga kini, kentongan masih digunakan masayarakat daerah di tanah air. Ini melambangkan kebutuhan manusia untuk saling berhubungan antar sesamanya.
Gong, seperti di sebagian besar negara Asia, di Indonesia suara gema yang menandakan dimulainya suatu upacara atau acara khusus, atau mengiringi penyambutan tokoh-tokoh penting. Gong masih sering digunakan pada upacara-upacara tradisional di Indonesia.
Tifa, adalah alat komunikasi tradisional dari Irian Jaya. Biasanya digunakan pada saat upacara ritual atau tradisional serta acara-acara lainnya.
Lokan, adalah alat musik tiup yang digunakan untuk mengirim pesan dan sinyal.
Telepon Lokal Baterai (LB) sistem dinding adalah cikal bakal sistem telepon modern di Indonesia. Sangat langka, mahal dan penggunannya terbatas pada kelompok masyarakat tertentu dan perorangan. Telepon LB dihubungkan ke papan catu telepon manual dan panggilan disambungkan oleh operator.
Telex, sebelum adanya mesin faksimili, mesin teleks adalah salah satu perangkat komunikasi terpenting yang digunakan untuk mengirim pesan panjang kemanapun di dunia. Saat ini mesin teleks masih digunakan di beberapa kantor modern. Surat kabar mendapatkan berita-berita hampir dari seluruh dunia melalui kehandalan mesin teleks.
Fax, penciptaan dan distribusi mesin faksimili pada penggunannya menciptakan revolusi tersendiri di dunia industri telekomunikasi. Berbeda dengan mesin pendahulunya, teleks yang hanya bisa mengirim dan menerima materi tulisan, mesin faksimili mempunyai kemampuan mengirim dan menerima materi grafis, foto dan tulisan. Selain mengurangi kebutuhan akan kurir, mesin faksimili juga melancarkan arus informasi antara pengirim dan penerima.
Telepon genggam (Hand Phone), kemunculan eksekutif muda di tahun 80-an ditandai dengan hadirnya suatu peralatan pelengkap kegemaran mereka telepon seluler atau telepon genggam. Tak seorang eksekutif muda pun yang tampak di
perkantoran di seluruh dunia tidak membawa telepon genggam. Meski demikian, telepon genggan bukanlah perhiasan belaka, namun merupakan kebutuhan. Orang menggunakannya untuk berkomunikasi dari mana saja trotoar, restoran yang ramai, kendaraan yang sedang melaju bahkan dari negara lain.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk menggunakan sarana komunikasi sebaik mungkin, agar dapat membantu organisasi/perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
Telepon (Telephone)
Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).
Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1.Penggunaan Buku Petunjuk Telepon. Sekretaris haris dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamnya, seperti tarif dan biaya telepon , nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2.Tata Cara Interlokal. Bagi kota-kota yang telah mendapat pelayanan SLJJ tata caranya sebagai berikut :
a.Putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b.Putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan untuk kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c.Putar nomor 100
d.Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e.Nama kantor kita
f.Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
g.Nama kantor/orang yang dipanggil, dan
h.Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera
3.Tatacara SLI (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator. Caranya misalnya dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon Internasional melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan Internasional.
4.Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a.hubungi operator
b.beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c.tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5.Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
• Melatih suaranya agar enak di dengar
• Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• Ucapan yang jelas
• Perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :
1.Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2.Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda
3.Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.
4.Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya sempurna
5.Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6.Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya
7.Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga
8.Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapa yang pun yang ikut mendengar.
9.Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.
10.Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11.Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”
12.Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.
13.Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)
14.Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan
15.Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.
16.Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara menangani telepon masuk
a. Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Tata Cara menangani telepon keluar
a.Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
b.Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
c.Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
d.Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
e.Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :
1.mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,dan tempat janji temu
2.setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan
3.apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelepon
4.Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,yaitu :
a.nama tamu
b.nama kantor/perusahaan
c.masalah yang akan dibicarakan
d.tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung
5.Hendaknya sebelum mengisi Lembar Pesan Telpon/tamu, sekretaris harus melatih kebisaan mencata semua pesan dalam Block Note.
A Alpha N November
B Bravo O Oscar
C Charli P Papa
D Delta Q Quebec
E Echo R Romeo
F Foxtrot S Siera
G Golf T Tango
H Hotel U Uniform
I India V Victor
J Juliet W Whiskey
K Kilo X X-ray
L Lima Y Yankee
M Mike Z Zebra
Contoh Percakapan Telepon
ON THE PHONE
Di telepon
USEFUL EXPRESSIONS (Ungkapan-ungkapan berguna)
1. Miss. Pierce speaking (Nona Pierce di sini) atau This is Miss. Pierce (ini Nona Pierce)
2. Can I help you ? (dapat saya bantu?) atau May I help you (bisa saya bantu?)
3. I would like to speak to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
Cara lain :
•I’d like to talk to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
4. Just a moment I will see if he is still in his office (sebentar, Akan saya lihat apakah ia masih ada di ruang kantornya).
Cara lain :
•Can you hold a moment, please, while I check if he is still in his office (dapat anda tunggu sementara saya periksa apakah ia masih ada di ruang kantornya?)
5. Who shall I say is calling? (Siapakah ini yang menelpon?)
Cara lain :
•Who is calling please ? (Siapa yang menelpon?)
6. Please hold the line a minute (tolong tunggu sebentar tanpa memutus hubungan telepon)
Cara lain :
•Can you hold the line a minute (Tolong tunggu sebentar tanpa me – mutus hubungan telepon?).
7.Is it a long distance call? ( apakah ini sambungan telepon jarak jauh?)
8.Put him through.(hubungkanlah dia dengan saya)
Cara lain :
•I’ll speak to him (saya akan berbicara dengannya)
9.I have Mr. Nixon on the line (Ada pak Nixon di telepon)
Cara lain :
•Mr. Nixon is on the phone (pak Nixon di telepon)
10 I’m putting you through (Saya menghubungkan anda)
Cara lain :
•I’m connecting you now (saya hubungkan anda sekarang)
Talking Through Telephone
Between a businessman and a secretary of his counterpart
Secretary : Mr. Yoseph’s office, Miss. Rosiana speaking
Businessman : Mr. Yoseph there ?
S : I’m sorry, Mr. Yoseph is not in his office at the moment. May I ask who is calling ?
B : Adi Suyanto, of Falah Co, LTd. I would like to know why
My order for those special offer air conditioner hasn’t be shipped. I’ve got customer who’ve been waiting two weeks for
them. What am I supposed to tell them ?
S : I will ask Mr. Yoseph to call you back, Mr. Adi.
B : I want some action today. How do I know Mr. Yoseph will call back today?.
S : Mr. Yoseph should be returning to his office within the hour. Now if you could just give me the date of your order I ….
B : May 15, and here is almost labour day. I won’t be able to sell those units at all unless I get them right away.
S : May 15, thank you I’ll give this information to Mr. Yoseph, and you will here from him today, I’m sure. Thank for calling
me us about this order, Mr. Adi, Good bye.
In the Conversation below
Dalam percakapan di bawah ini, Nona Sumiati sanggup memperoleh informasi dari seorang penelepon yang menolak untuk memberikannya.
Sumiati : Mr Suryadi’s office, Miss. Sumiati speaking
Caller/penilpun : May I speak to Mr. Suryadi, please ?
S : May I ask who is calling, please ?
C : This is Rahmadan, of Ra Prima Furniture
S : Oh, yes, Mr. Rahmadan. I’m sorry but Mr. Suryadi has gone for
the day. May I help you ?
C : No, I’ll call back tomorrow
S : Are you calling about an order, Mr. Rahmadan ?
C : No, Mr. Suryadi is interested in some new fireproof files. I’ll
call back tomorrow.
S : Thank you Mr. Rahmadan. I’ll tell Mr. Suryadi to expect your.
On the Phone
Caroline ada di ruang kantornya ketika telepon berdering.
Caroline : Good morning. Mr. Smith’s office, Miss. Caroline speaking Can I help you ? (Selamat pagi. Kantor Pak Smith , disini Nona Carolina, Bisa
Saya Bantu ?)
John Lenin : I would like speak to Mr. Nixon: I believe he is visiting your company this week.(Saya ingin berbicara dengan Pak Nixon, saya yakin ia meng-
unjungi perusahaan anda minggu ini)
C : Just a moment, I will see if he is still in the office. Who shall I say is calling (Tunggu sebentar, akan saya lihat apakah ia masih ada di kantor. Siapakah ini yang menelpon?
J : Mr. John Lenin
C : And the name of your company, please
J : Montreal Meubles. I’m in town from Canada, and I am an old friend of Mr. Nixon’s, and he told me I could contact
him through your company.
C : I see. Please hold the line one moment.
J : yes ?
Nona Carolina kemudian menghubungi atasannya Mr. Smith
C : There is a Mr. John Lenin of Montreal Meubles on the line for Mr. Nixon
Smith : Is this a long distance call?
C : No. Mr. John Lenin is in London for the Exhibition
S : OK, put him through
C : Mr. John , I have Mr. Nixon on the line, I’m putting you through
J : Thank you
Miss Carolina mendapat penelpon baru
C : Good morning, Mr. Smith’s office, may I help you?
Mr. Twain: Good morning to you. This is Mr. Twain of Businessmen’s Association – I’d like to talk to Mr. Smith
C : I’m sorry, Mr. Twain – Mr. Smith’s line is busy righ now. Would you like to leave a message or will you hold?
T : I’ll hold for a few minute (akan saya tunggu beberapa menit)
Ketika caroline menghubungi pimpinannya, ternyata Pak Smith masih bicara dengan Pak John. Apa yang dikatakan Caroline kepada Pak Twain?
Pertanyaan
1.Apa pengertian telepon ?
2.Pada halaman kuning (yellow pages) memuat keterangan tentang apa saja ?
3.Apa yang dimaksud Transfer Charge Collect Call ?
4.Sebutkan alat komunikasi tradisionil di Indonesia yang saat ini masih digunakan !
5.Jika pimpinan tidak ada ditempat, bagaimana cara Kamu menjawab telepon ?
6.Jika ada penelpon marah-marah apakah Kamu ikut marah-marah ?
7.Mengapa dalam menangani telepon oleh sekretaris, harus ber etika ?
8.Mana yang betul “disini Departemen Hankam”, atau “disini Mirna. Pegawai Departemen Hankam” ?
9.Jika kamu sedang menelpon, ada gangguan ketika sedang berbicara. Apa yang kamu lakukan ?
10.Mengapa telepon kantor untuk keperluan pribadi dilarang ?
Praktik
1. Kamu seorang sekretaris yang bekerja pada PT Mahakam Trade Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541) 741995 Samarinda, direktur Kamu adalah Ibu Mertilesi. Hari ini Kamu mendapat telpon dari Bapak Fadli pemilik Toko Java Elektro, Jl. Cipto Mangunkusumo, Samarinda Seberang. Menanyakan tentang pesanan pembelian yang belum dikirim. Hari itu juga Bapak Fadli mengulang pesanan barang-barang elektronik sebagai berikut :
10 Kipas Angin, merek National Type 321 D 5 Televisi Panasonic, 20 inci, model Flat 25 Walkman, AIWA model 327 D
2. Hari ini, pukul 12.OO Anda menerima telpon dari J. Monk & Co.; Ltd. 157 Smith Street. London, SW. 3 bersama Mr. Jones Vale (sales manager).
Mr. Jones Vale ingin berbicara dengan pimpinan anda langsung mengenai pembelian alat elektronik keluaran pabriknya.
Coba Anda tangani telpon masuk itu, dan catat pesan dalam “lembar Pesan Telpon”
Alat komunikasi jarak jauh telah mengalami revolusi dari jaman ke jaman. Mula-mula Kentongan, adalah salah satu alat komunikasi tradisional paling kuno yang masih digunakan di Indonesia. Menghasilkan bunyi-bunyian yang merupakan tanda serta dikirim secara beranting. Makna dari bunyi atau tanda yang dihasilkannya berbeda di setiap daerah. Hingga kini, kentongan masih digunakan masayarakat daerah di tanah air. Ini melambangkan kebutuhan manusia untuk saling berhubungan antar sesamanya.
Gong, seperti di sebagian besar negara Asia, di Indonesia suara gema yang menandakan dimulainya suatu upacara atau acara khusus, atau mengiringi penyambutan tokoh-tokoh penting. Gong masih sering digunakan pada upacara-upacara tradisional di Indonesia.
Tifa, adalah alat komunikasi tradisional dari Irian Jaya. Biasanya digunakan pada saat upacara ritual atau tradisional serta acara-acara lainnya.
Lokan, adalah alat musik tiup yang digunakan untuk mengirim pesan dan sinyal.
Telepon Lokal Baterai (LB) sistem dinding adalah cikal bakal sistem telepon modern di Indonesia. Sangat langka, mahal dan penggunannya terbatas pada kelompok masyarakat tertentu dan perorangan. Telepon LB dihubungkan ke papan catu telepon manual dan panggilan disambungkan oleh operator.
Telex, sebelum adanya mesin faksimili, mesin teleks adalah salah satu perangkat komunikasi terpenting yang digunakan untuk mengirim pesan panjang kemanapun di dunia. Saat ini mesin teleks masih digunakan di beberapa kantor modern. Surat kabar mendapatkan berita-berita hampir dari seluruh dunia melalui kehandalan mesin teleks.
Fax, penciptaan dan distribusi mesin faksimili pada penggunannya menciptakan revolusi tersendiri di dunia industri telekomunikasi. Berbeda dengan mesin pendahulunya, teleks yang hanya bisa mengirim dan menerima materi tulisan, mesin faksimili mempunyai kemampuan mengirim dan menerima materi grafis, foto dan tulisan. Selain mengurangi kebutuhan akan kurir, mesin faksimili juga melancarkan arus informasi antara pengirim dan penerima.
Telepon genggam (Hand Phone), kemunculan eksekutif muda di tahun 80-an ditandai dengan hadirnya suatu peralatan pelengkap kegemaran mereka telepon seluler atau telepon genggam. Tak seorang eksekutif muda pun yang tampak di
perkantoran di seluruh dunia tidak membawa telepon genggam. Meski demikian, telepon genggan bukanlah perhiasan belaka, namun merupakan kebutuhan. Orang menggunakannya untuk berkomunikasi dari mana saja trotoar, restoran yang ramai, kendaraan yang sedang melaju bahkan dari negara lain.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk menggunakan sarana komunikasi sebaik mungkin, agar dapat membantu organisasi/perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
Telepon (Telephone)
Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).
Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1.Penggunaan Buku Petunjuk Telepon. Sekretaris haris dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamnya, seperti tarif dan biaya telepon , nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2.Tata Cara Interlokal. Bagi kota-kota yang telah mendapat pelayanan SLJJ tata caranya sebagai berikut :
a.Putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b.Putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan untuk kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c.Putar nomor 100
d.Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e.Nama kantor kita
f.Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
g.Nama kantor/orang yang dipanggil, dan
h.Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera
3.Tatacara SLI (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator. Caranya misalnya dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon Internasional melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan Internasional.
4.Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a.hubungi operator
b.beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c.tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5.Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
• Melatih suaranya agar enak di dengar
• Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• Ucapan yang jelas
• Perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :
1.Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2.Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda
3.Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.
4.Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya sempurna
5.Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6.Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya
7.Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga
8.Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapa yang pun yang ikut mendengar.
9.Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.
10.Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11.Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”
12.Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.
13.Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)
14.Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan
15.Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.
16.Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara menangani telepon masuk
a. Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Tata Cara menangani telepon keluar
a.Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
b.Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
c.Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
d.Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
e.Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :
1.mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,dan tempat janji temu
2.setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan
3.apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelepon
4.Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,yaitu :
a.nama tamu
b.nama kantor/perusahaan
c.masalah yang akan dibicarakan
d.tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung
5.Hendaknya sebelum mengisi Lembar Pesan Telpon/tamu, sekretaris harus melatih kebisaan mencata semua pesan dalam Block Note.
A Alpha N November
B Bravo O Oscar
C Charli P Papa
D Delta Q Quebec
E Echo R Romeo
F Foxtrot S Siera
G Golf T Tango
H Hotel U Uniform
I India V Victor
J Juliet W Whiskey
K Kilo X X-ray
L Lima Y Yankee
M Mike Z Zebra
Contoh Percakapan Telepon
ON THE PHONE
Di telepon
USEFUL EXPRESSIONS (Ungkapan-ungkapan berguna)
1. Miss. Pierce speaking (Nona Pierce di sini) atau This is Miss. Pierce (ini Nona Pierce)
2. Can I help you ? (dapat saya bantu?) atau May I help you (bisa saya bantu?)
3. I would like to speak to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
Cara lain :
•I’d like to talk to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
4. Just a moment I will see if he is still in his office (sebentar, Akan saya lihat apakah ia masih ada di ruang kantornya).
Cara lain :
•Can you hold a moment, please, while I check if he is still in his office (dapat anda tunggu sementara saya periksa apakah ia masih ada di ruang kantornya?)
5. Who shall I say is calling? (Siapakah ini yang menelpon?)
Cara lain :
•Who is calling please ? (Siapa yang menelpon?)
6. Please hold the line a minute (tolong tunggu sebentar tanpa memutus hubungan telepon)
Cara lain :
•Can you hold the line a minute (Tolong tunggu sebentar tanpa me – mutus hubungan telepon?).
7.Is it a long distance call? ( apakah ini sambungan telepon jarak jauh?)
8.Put him through.(hubungkanlah dia dengan saya)
Cara lain :
•I’ll speak to him (saya akan berbicara dengannya)
9.I have Mr. Nixon on the line (Ada pak Nixon di telepon)
Cara lain :
•Mr. Nixon is on the phone (pak Nixon di telepon)
10 I’m putting you through (Saya menghubungkan anda)
Cara lain :
•I’m connecting you now (saya hubungkan anda sekarang)
Talking Through Telephone
Between a businessman and a secretary of his counterpart
Secretary : Mr. Yoseph’s office, Miss. Rosiana speaking
Businessman : Mr. Yoseph there ?
S : I’m sorry, Mr. Yoseph is not in his office at the moment. May I ask who is calling ?
B : Adi Suyanto, of Falah Co, LTd. I would like to know why
My order for those special offer air conditioner hasn’t be shipped. I’ve got customer who’ve been waiting two weeks for
them. What am I supposed to tell them ?
S : I will ask Mr. Yoseph to call you back, Mr. Adi.
B : I want some action today. How do I know Mr. Yoseph will call back today?.
S : Mr. Yoseph should be returning to his office within the hour. Now if you could just give me the date of your order I ….
B : May 15, and here is almost labour day. I won’t be able to sell those units at all unless I get them right away.
S : May 15, thank you I’ll give this information to Mr. Yoseph, and you will here from him today, I’m sure. Thank for calling
me us about this order, Mr. Adi, Good bye.
In the Conversation below
Dalam percakapan di bawah ini, Nona Sumiati sanggup memperoleh informasi dari seorang penelepon yang menolak untuk memberikannya.
Sumiati : Mr Suryadi’s office, Miss. Sumiati speaking
Caller/penilpun : May I speak to Mr. Suryadi, please ?
S : May I ask who is calling, please ?
C : This is Rahmadan, of Ra Prima Furniture
S : Oh, yes, Mr. Rahmadan. I’m sorry but Mr. Suryadi has gone for
the day. May I help you ?
C : No, I’ll call back tomorrow
S : Are you calling about an order, Mr. Rahmadan ?
C : No, Mr. Suryadi is interested in some new fireproof files. I’ll
call back tomorrow.
S : Thank you Mr. Rahmadan. I’ll tell Mr. Suryadi to expect your.
On the Phone
Caroline ada di ruang kantornya ketika telepon berdering.
Caroline : Good morning. Mr. Smith’s office, Miss. Caroline speaking Can I help you ? (Selamat pagi. Kantor Pak Smith , disini Nona Carolina, Bisa
Saya Bantu ?)
John Lenin : I would like speak to Mr. Nixon: I believe he is visiting your company this week.(Saya ingin berbicara dengan Pak Nixon, saya yakin ia meng-
unjungi perusahaan anda minggu ini)
C : Just a moment, I will see if he is still in the office. Who shall I say is calling (Tunggu sebentar, akan saya lihat apakah ia masih ada di kantor. Siapakah ini yang menelpon?
J : Mr. John Lenin
C : And the name of your company, please
J : Montreal Meubles. I’m in town from Canada, and I am an old friend of Mr. Nixon’s, and he told me I could contact
him through your company.
C : I see. Please hold the line one moment.
J : yes ?
Nona Carolina kemudian menghubungi atasannya Mr. Smith
C : There is a Mr. John Lenin of Montreal Meubles on the line for Mr. Nixon
Smith : Is this a long distance call?
C : No. Mr. John Lenin is in London for the Exhibition
S : OK, put him through
C : Mr. John , I have Mr. Nixon on the line, I’m putting you through
J : Thank you
Miss Carolina mendapat penelpon baru
C : Good morning, Mr. Smith’s office, may I help you?
Mr. Twain: Good morning to you. This is Mr. Twain of Businessmen’s Association – I’d like to talk to Mr. Smith
C : I’m sorry, Mr. Twain – Mr. Smith’s line is busy righ now. Would you like to leave a message or will you hold?
T : I’ll hold for a few minute (akan saya tunggu beberapa menit)
Ketika caroline menghubungi pimpinannya, ternyata Pak Smith masih bicara dengan Pak John. Apa yang dikatakan Caroline kepada Pak Twain?
Pertanyaan
1.Apa pengertian telepon ?
2.Pada halaman kuning (yellow pages) memuat keterangan tentang apa saja ?
3.Apa yang dimaksud Transfer Charge Collect Call ?
4.Sebutkan alat komunikasi tradisionil di Indonesia yang saat ini masih digunakan !
5.Jika pimpinan tidak ada ditempat, bagaimana cara Kamu menjawab telepon ?
6.Jika ada penelpon marah-marah apakah Kamu ikut marah-marah ?
7.Mengapa dalam menangani telepon oleh sekretaris, harus ber etika ?
8.Mana yang betul “disini Departemen Hankam”, atau “disini Mirna. Pegawai Departemen Hankam” ?
9.Jika kamu sedang menelpon, ada gangguan ketika sedang berbicara. Apa yang kamu lakukan ?
10.Mengapa telepon kantor untuk keperluan pribadi dilarang ?
Praktik
1. Kamu seorang sekretaris yang bekerja pada PT Mahakam Trade Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541) 741995 Samarinda, direktur Kamu adalah Ibu Mertilesi. Hari ini Kamu mendapat telpon dari Bapak Fadli pemilik Toko Java Elektro, Jl. Cipto Mangunkusumo, Samarinda Seberang. Menanyakan tentang pesanan pembelian yang belum dikirim. Hari itu juga Bapak Fadli mengulang pesanan barang-barang elektronik sebagai berikut :
10 Kipas Angin, merek National Type 321 D 5 Televisi Panasonic, 20 inci, model Flat 25 Walkman, AIWA model 327 D
2. Hari ini, pukul 12.OO Anda menerima telpon dari J. Monk & Co.; Ltd. 157 Smith Street. London, SW. 3 bersama Mr. Jones Vale (sales manager).
Mr. Jones Vale ingin berbicara dengan pimpinan anda langsung mengenai pembelian alat elektronik keluaran pabriknya.
Coba Anda tangani telpon masuk itu, dan catat pesan dalam “lembar Pesan Telpon”
Artikelnya bagus dan mau kuambil aja buat ngerjain tugas dari pak Dosen
BalasHapusGua sih maunya artikel ini juga boleh ditambahin oleh orang lain tapi bisa nggak ya
BalasHapus